OBRIGAÇÃO DE EMISSÃO DE RECIBOS

Nos últimos anos algumas Empresas têm vindo a comunicar aos seus clientes o cancelamento do envio de recibos das facturas liquidadas, alegando a essa dispensa pela desobrigação do Código de Imposto do Selo e Código do Imposto Sobre Valor Acrescentado (IVA), interpretação esta que na minha opinião está errada.

A partir do momento que se constitui uma Empresa, ela goza de personalidade jurídica, como tal, a sua existência compreende os direitos e as obrigações necessários ou convenientes à prossecução do seu fim, exceptuados aqueles que lhe sejam vedados por lei ou sejam inseparáveis da personalidade singular. 

Durante a sua existência imperam obrigações de várias naturezas: Legais (Direito Administrativo, Direito Comercial, Direito Civil, Legislação do Trabalho), Fiscais (Administração Fiscal, Direito Fiscal, Direito Penal Tributário), e, Contabilísticas (Planos Oficiais de Contabilidade, Normas e Directrizes):

Obrigações Legais:

Código Civil pelo art.º 787º explicita que, quem cumpre a obrigação tem o direito de exigir quitação daquele a quem a prestação é feita, devendo a quitação constar de documento autêntico ou autenticado ou ser provida de reconhecimento notarial, se aquele que cumpriu tiver nisso interesse legítimo, e, o autor do cumprimento pode recusar a prestação enquanto a quitação não for dada, assim como pode exigir a quitação depois do cumprimento;

Código Comercial pelo art.º 40.º diz que todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência e telegramas que receber, os documentos que provarem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendo conservar tudo pelo espaço de dez anos, por sua vez, o mesmo Código pelo art.º 476.º estabelece que o vendedor não pode recusar ao comprador a factura das cousas vendidas e entregues, com o recibo do preço ou da parte de preço que houver embolsado.

Obrigações Fiscais:

Embora os recibos de quitação não estejam sujeitos a Imposto do Selo, o mesmo não se pode dizer do Código Sobre o valor acrescentado, temos como exemplo a aplicação da alínea c) do n.º 1 do artigo 8.º do CIVA, em que  os adiantamentos estão sujeitos a Imposto Sobre o Valor Acrescentado, pelo que o imposto torna-se exigível no momento do recebimento desse pagamento parcial, pelo montante recebido, daí a importância da emissão do recibo;

Código do IRS, pelo seu artigo 115.º, obriga a emissão de recibos e facturas a todos os trabalhadores independentes, apesar de os titulares dos rendimentos referidos nas alíneas h) e i) do n.º 2 do artigo 3.º ficarem dispensados da emissão de recibo em impresso de modelo oficial (recibo verde), são obrigados emitir recibo de quitação das importâncias recebidas. O n.º 4.º do mesmo Artigo, obriga inclusive as pessoas que paguem rendimentos previstos no artigo 3.º são obrigadas a exigir os respectivos recibos, facturas ou documentos equivalentes e a conservá-los durante os cinco anos civis subsequentes, salvo se tiverem de dar-lhes outro destino devidamente justificado;

Ainda fiscalmente, convém salientar que a elaboração da contabilidade sem cumprir o disposto no Plano Oficial de Contabilidade, pode nos termos do art. 52.º do CIRC e dos art. 87.º e 88.º da Lei Geral Tributária dar origem à realização da avaliação indirecta (aplicação dos métodos indiciários), pelo que se recomenda a leitura dos preceitos legais referidos.

Obrigações Contabilísticas:

Relativamente às questões relacionadas com a contabilização das operações que vão surgindo no decorrer do desenvolvimento das diversas actividades a que a empresa se dedica não existem, outras exigências que não sejam as de estar organizada de acordo com a normalização Contabilística, tal como o impõe a alínea a) do n.º 3 de artigo 17.º do Código do Código do IRC, o que pressupõe a adopção do Plano Oficial de Contabilidade, das Directrizes Contabilísticas, emanadas da Comissão de Normalização Contabilística, e das Normas Internacionais emitidas pelo IASC (International Accounting Standards Committee), que obriga a que todos os registos efectuados na contabilidade estejam documentados, nomeadamente nas operações com terceiros o lançamento seja suportado por documento externo à Empresa, permitindo deste modo a conferência cruzada dos pagamentos (pelo cliente) versus recebimentos (fornecedor) entre Empresas;

O n.º 3.º do Artigo 115.º do CIRC, deixa bem claro que, na execução da contabilidade deve observar-se determinadas regras, nas quais, destaca-se para os efeitos o seguinte: 

• Todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e susceptíveis de serem apresentados sempre que necessário; 

• Os livros de contabilidade, registos auxiliares e respectivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos; 

• Quando a contabilidade for estabelecida por meios informáticos, a obrigação de conservação referida no número anterior é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos. 

Outras Obrigações:

Há quem defenda a teoria de que a cópia de cheque a favor de um fornecedor poderá servir como meio de prova do seu pagamento, e consequentemente documento de suporte contabilístico, isso não é correcto sob o ponto de vista Legal porque o mesmo não prova quais as facturas que paga, ou mesmo, se o emissor do cheque cumpriu ou não a “Lei uniforme sobre cheques” impedindo o sacador de receber a quantia que tem direito (cheque sem cobertura)

Sendo assim, e com base nos fundamentos acima descritos realço que, a abolição do imposto do selo no recibo ou documento equivalente, não dispensou a sua emissão, vide exemplo dos recibos de salários no qual também cessou a mesma obrigação, no entanto, continua a ser prática a emissão daquele documento devidamente autenticado pelo funcionário a servir como o meio de prova do pagamento dos seus direitos, além disso, tem sido o recibo o documento válido para provar em Tribunal a desobrigação do devedor.

Texto elaborado por "Fernando Proença"